Erratum

Verwerking overhead in overzicht baten en lasten

Met ingang van het verantwoordingsjaar 2017 schrijft het BBV voor dat overhead als één bedrag in het overzicht van baten en lasten verantwoord moet worden. In Nijmegen hebben we in de begroting 2017 wel de centrale overhead afzonderlijk opgenomen op het programma Bestuur en Middelen, maar hebben nog niet de overhead afzonderlijk gepresenteerd in het overzicht van baten en lasten. In de zomernota 2017 schreven wij hierover het volgende: "Bij het op één plek verantwoorden van de overhead moeten opgemerkt worden dat de definitie van overhead die het BBV hanteert ruimer is dan alleen de centrale overhead. Het betreft bijvoorbeeld ook leidinggevenden en ondersteuners bij afdelingen die de primaire processen uitvoeren. Om deze onderdelen uit de afdelingsbudgetten te halen, moeten we diep in grijpen op bestaande systemen en werkwijzen. We kiezen er dan ook voor om dit zorgvuldig voor te bereiden en hier meer tijd voor te nemen".

Een belangrijk uitgangspunt van het BBV is daarbij dat de jaarstukken een “spiegel” zijn van de begroting. Om aansluiting te houden met de door de raad vastgestelde begroting 2017 maar ook te voldoen aan de BBV-regelgeving inzake presentatie van overhead, zijn in de jaarstukken 2017 de volgende zaken verwerkt:

• In het overzicht van baten en lasten (overzicht programma’s zonder overhead) is het bedrag aan centrale overhead (€ 33 miljoen) uit het programma Bestuur en Middelen gehaald en als overhead verantwoord. Centrale overhead betreft de kosten van de overheadafdelingen zoals personele zaken, huisvesting, financiën en informatie, kortom de afdelingen die rechtstreeks ondersteunend zijn aan het primaire proces. Verder zijn een aantal eenduidig te identificeren werkzaamheden, zoals bijvoorbeeld het regionaal archief, ook uit de programma’s gehaald en opgenomen onder overhead voor een bedrag van € 8,5 miljoen. In totaal is hiermee € 41,5 miljoen aan overhead in het overzicht van baten en lasten gepresenteerd.
• De kolom “begroting” in het overzicht van baten en lasten (overzicht programma’s zonder overhead) is daarbij voor vergelijkingsdoeleinden ook aangepast, waarbij de begrote centrale overhead (inclusief de eenduidig te identificeren werkzaamheden) afzonderlijk is gepresenteerd. Hierbij is in totaal € 41 miljoen aan overhead gepresenteerd in de “gecorrigeerde begroting”.  
• Volgens de nieuwe BBV-voorschriften moeten ook alle leidinggevenden onder overhead worden opgenomen. Voor de jaarrekening 2017 is na nader onderzoek een bedrag van € 10 miljoen aan overhead bepaald. Dit bedrag is in totaliteit als correctie overhead uit de programma’s gehaald bij zowel de begroting als de realisatie. De saldi na correctie overhead zijn gepresenteerd onder de kolommen “gecorrigeerde begroting” en “gecorrigeerde realisatie”.

Hiermee komt het totaal aan overhead uit op een bedrag van € 51,5 miljoen. Dit is conform de voorschriften van het BBV op de regel “overhead” gepresenteerd.

De overheadkosten bestaan dan voornamelijk uit:

PROGRAMMAREKENING ZONDER OVERHEAD

Taakvelden

Met ingang van het verantwoordingsjaar 2017 schrijft het BBV ook voor dat een afzonderlijk overzicht met baten en lasten per taakveld wordt gepresenteerd in de jaarrekening. De taakvelden geven een andere indeling weer dan de huidige producten. Eén van de taakvelden betreft hierbij het taakveld overhead.

In deze jaarrekening zijn in het overzicht “taakvelden” de kosten naar taakveld opgenomen zoals de nieuwe BBV-voorschriften aangeven. Een onderdeel van de kosten taakvelden zijn de overheadkosten. Deze waren niet volledig conform het BBV opgenomen in de begroting 2017. Derhalve hebben wij in de jaarstukken 2017 de overhead afzonderlijk gepresenteerd in zowel de begrotingscijfers als de realisatiecijfers. Onderdeel hiervan is een correctie van € 10 miljoen, zoals hiervoor beschreven. Deze correctie is ook doorgevoerd in het overzicht “taakvelden”. Hierbij zijn deze overheadkosten procentueel toebedeeld aan de taakvelden. Dit is in onderstaand overzicht gepresenteerd.